Jak perfekcyjnie zorganizować kalendarz

źródło:mypurpleylife.com

Dzisiaj poruszę kolejne zagadnienie związane z zarządzaniem czasem. Nie przez przypadek posty układają się od ogółu do szczegółu. Było już o podstawowych narzędziach zarządzania czasem (TUTAJ) i o wybranym przeze mnie na ten rok terminarzu (TUTAJ). Znalezienie i kupienie odpowiedniego kalendarza nie jest, jednak gwarantem sukcesu. Kalendarz trzeba jeszcze umiejętnie prowadzić.Wielokrotnie w tekstach na temat zarządzania czasem wspominałam o tym, że uwielbiam kalendarze papierowe. Jeżeli dobrze się je wykorzystuje wystarczy szybki rzut okiem, by zorientować się w sytuacji. Pierwszy papierowy kalendarz kupiłam w liceum i od tego czasu metodą prób i błędów doszłam do, moim zdaniem, idealnej recepty na zorganizowany terminarz.

Zacznę od wyglądu zewnętrznego, ponieważ nawet kiedy kalendarz jest zamknięty widzę, czy w najbliższym tygodniu mam jakieś ważne spotkania, czy okazje, gdyż dni te oznaczam kolorowymi zakładkami indeksującymi (każdy kolor odnosi się do innego rodzaju wydarzenia). Wydarzenia szczególnie ważne oznaczam chorągiewką zrobioną z taśmy maskującej i spinacza do papieru. 

Jeszcze zanim otworzę kalendarz widzę, że w tym tygodniu mam zaplanowane
 jakieś bardzo ważne wydarzenie (znacznik w pepitkę)

Po lewej: kolorowe zakładki indeksujące i chorągiewka z taśmy maskującej i spinacza
 - służą mi do oznaczania ważnych zdarzeń tak aby były widoczne z zewnątrz.
Różowej taśmy washi (po prawej) używam do zaznaczania bardzo ważnych
 wydarzeń w widoku tygodnia lub miesiąca.

Aby nie tracić czasu na szukanie odpowiedniej strony w kalendarzu zrobiłam też zakładki (niestety w momAgenda ich brakuje). Takich zakładek nie może być jednak zbyt wiele, bo przestałoby to być czytelne. Osobiście zakładkę mam tylko na bieżącym dniu (widok tygodnia) i na bieżącym miesiącu (widok miesiąca). Najczęściej korzystam z widoku tygodnia. Widok miesiąca wykorzystuję, kiedy potrzebuję szerszego spojrzenia, czyli przy dłuższych projektach, oraz do planowania wpisów na blogu. 

Przejdźmy teraz do wnętrza. Do jednej z pierwszych stron terminarza mam przylepioną taśmą karteczkę służącą do spisania listy zakupów. Zapisuję tam tylko rzeczy, które mogę kupić w każdym sklepie. Produkty, które wiem, że będę kupować przez internet lub w sklepie specjalistycznym zapisuję w rubryce wewnątrz kalendarza. Pewnie zastanawiacie się dlaczego różnicuję produkty. To dlatego, że idąc do sklepu osiedlowego odklejam karteczkę z listą, aby łatwiej było z niej skorzystać. Kiedy zaś chcę kupić coś przez internet, siadając przed komputerem wyciągam kalendarz.

Rzeczy do kupienia w sklepie osiedlowym zapisuję na przyklejonej karteczce (po lewej),
to co dostanę przez internet lub w sklepie specjalistycznym wpisuję w specjalną rubrykę ( po prawej)

Aby, jak napisałam, zorientować się w sytuacji zaledwie jednym rzutem oka niezbędny jest system. Od wielu lat z powodzeniem stosuję kod kolorystyczny, tzn. że spotkania służbowe wpisuję jednym kolorem, prywatne - innym. Swoje kolory mają też eM i Di, ponieważ wpisując dane spotkanie stawiam obok kropki w kolorach osób zaangażowanych w to wydarzenie (pomysł zaczerpnęłam z aplikacji Cozy, o której pisałam TUTAJ). Przykładowo jeśli Di ma wizytę u lekarza stawiam obok kropkę w kolorze przyporządkowanym temu, kto z nią na ta wizytę idzie.

Obok zdarzenia stawiam kropkę/kropki
w kolorze przypisanym do osoby której to dotyczy.

Moim ulubionym narzędziem był kiedyś długopis BIC 4 kolory (turkusowy, seledynowy, różowy i fioletowy). To bardzo wygodne rozwiązanie, gdyż zastępuje kilka pisaków. Jednak jego wadą jest stosunkowo gruba kreska. W dodatku odkąd jest Di i muszę synchronizować kalendarz z eM ciągle coś kreśliłam (kalendarz eM zmienia się jak w kalejdoskopie). Szybko jednak znalazłam rozwiązanie: cienkopisy Pilot Frixion point 0,5mm. Cienkopisy te występują w siedmiu kolorach, cienko piszą i są zmywalne, ponieważ tusz, którym są wypełnione znika pod wpływem ciepła (podobno 60'C) uzyskiwanego poprzez pocieranie gumową końcówką. Plusem są też wymienialne wkłady. Oczywistą wadą jest jednak konieczność noszenia ze sobą kilku mazaków.

Z serii Frixion marki Pilot w Polsce dostępne są:
 cienkopisy 0,5, zakreślacze, pióra 0,7 (na zdjęciu od lewej)
 i długopisy. Na zdjęciu widać ułamek dostępnych kolorów.

Odkryciem tego roku są dla mnie taśmy washi, a dokładnie ich wykorzystanie w prowadzeniu kalendarza. Kiedy mam urlop przyklejam długi pasek zielonej taśmy biegnący przez wszystkie wolne dni. Podobnie oznaczam wyjazdy służbowe lecz przy użyciu innego koloru. Na jaskrawo różowej taśmie zapisuję bardzo ważne spotkania.

Urlopy zaznaczam paskiem zielonej taśmy obejmującym wolne dni.

Taśmę washi z łatwością możemy odkleić i przykleić w innym miejscu, co jak już wspomniałam jest dla mnie istotną zaletą przy prowadzeniu kalendarza.

To zaledwie kilka taśm washi używanych przeze mnie do dekoracji lub oznaczania.

Wzorzystych taśm używam do oznaczania urodzin, rocznic i innych osobistych okazji oraz po prostu do dekoracji. Część dekoracji jest spontaniczna i uzależniona od mojej weny, ale część naklejek czy stempelków jest ściśle przypisana do pewnych akcji. Przykładowo terminy zwrotu książek do biblioteki oznaczam zawsze taśmą w sowy, a taśmą w kolorowe paski - urodziny najbliższych.

Urodziny najbliższych zaznaczam zawsze taśmą w kolorowe paski

Uwielbiam wolne miejsce w terminarzu zapełniać rysunkami związanymi z danym Świętem, lub tym co mam na dany dzień zaplanowane. Można w tym celu wykorzystać taśmy maskujące (można nimi dekorować, ale pisać się po nich nie da), stempelki, naklejki i wszelkiej maści kolorowe kredki i flamastry. Taki kolorowy kalendarz motywuje mnie do tego by do niego zaglądać i regularnie wpisywać wszystkie spotkania. Doradzam jednak umiar, ponieważ w przeciwnym razie możemy otrzymać nieczytelny kolaż.

źródło:organizationinspiration.weebly.com
Nadmiar dekoracji sprawi, że kalendarz stanie się nieczytelny

Reasumując: po pierwsze i najważniejsze - zawsze miej przy sobie kalendarz, aby móc na bieżąco wpisywać spotkania, nanosić zmiany, czy uzupełniać listy to do i to buy (u mnie wszystko jest w kalendarzu). Po drugie oznacz widocznymi z zewnątrz zakładkami ważne wydarzenia z najbliższego tygodnia. Po trzecie stosuj kody kolorystyczne dla różnych grup wydarzeń (np. spotkania służbowe, spotkania prywatne, wydarzenia cykliczne) i/lub różnych domowników. Po czwarte używaj różnych kolorów taśm washi do oznaczania wydarzeń kilkudniowych (np. urlopy, delegacje) oraz zastąp taśmą zakreślacze (wygląda to ładniej, bardziej się rzuca w oczy, no i można łatwo zmienić datę wydarzenia poprzez przeklejenie taśmy). Po piąte baw się dobrze i dekoruj(^_^)

Poniżej dwie inspiracje dekoratorskie:

Jak wspomniałam na samym początku opisany tu system został wypracowany na przestrzeni 15 lat użytkowania przeze mnie papierowych kalendarzy. Obecnie zastanawiam się nad zmianą sposobu zapisu z kolorowych długopisów na kolorowe taśmy washi. W tym celu jednak muszę się zaopatrzyć w różnokolorowe wąskie taśmy, a o takie w Polsce na dzień dzisiejszy wyjątkowo trudno. Niewykluczone jednak, że za rok wrócę do Was z update'em tego tekstu (^_^)